POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Entrada en vigencia: 15 de junio de 2017

MY BRAND LEGAL S.A.S. (en adelante “MY BRAND” o “la Compañía”), sociedad constituida en Colombia, es respetuosa del uso de los datos personales que le suministran sus clientes actuales, pasados y potenciales, aliados comerciales, posibles interesados en los servicios de la compañía, proveedores actuales, pasados y potenciales, empleados actuales y pasados (en adelante, los “Titulares”). En la presente Política de Tratamiento de Datos Personales se establecen las finalidades, medidas y procedimientos de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga con la aceptación de la presente política o con su vinculación como cliente, proveedor o empleado(a) de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012. La adquisición de nuestros servicios y/o la aceptación de la presente política, implica la aceptación por parte de los Titulares de la presente Política y su autorización para los usos y tratamiento de datos personales que aquí se describen.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. El Responsable del tratamiento de datos personales de los Titulares es la sociedad MY BRAND LEGAL S.A.S. con número de identificación tributaria NIT. 900904425 – 1; domiciliada en la ciudad de Bogotá en la Avenida Carrera 15 No. 88-64, oficina 309; teléfono: +57 1 4674870; correo electrónico: julianae@mybrandlegal.com

FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS. Los Datos Personales tratados por MY BRAND deberán someterse estrictamente a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Firma.
Cumplir con los procesos internos de la Firma en materia de administración de proveedores y contratistas.
Cumplir con los contratos de prestación de servicios celebrados con los clientes.
Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de la Firma, con el fin de cumplir con los contratos de servicios celebrados con estos, incluyendo pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes de la Firma prestarán sus servicios, utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.
El control y la prevención del fraude y lavado de activos.}
El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de la Firma.
Procesos al interior de la Firma, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo pero sin limitarse a la expedición de carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de la Firma.

3. FORMA DE OBTENCIÓN Y DATOS SUMINISTRADOS. MY BRAND podrá pedir la información expresamente a los Titulares o recolectar los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de la base de datos, los cuales son -entre otros- su nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, experiencia, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales con otras compañías o con entidades públicas, lugar de trabajo, referencias e historia laboral, necesidades e intereses. Los datos podrán ser suministrados explícitamente a MY BRAND mediante formatos de ingreso o vinculación, formatos de autorización, recolectados personalmente a través de sus empleados y prestadores de servicios o de los comportamientos y conductas inequívocas de los Titulares como reclamaciones, solicitudes de cotización, propuestas, ofertas, solicitudes de empleo, de participación en proyectos, suscripción de contratos con MY BRAND, entre otras. En cualquier caso, los Titulares se comprometen a que la información entregada con relación a sus datos personales es veraz y verificable por lo que MY BRAND se reserva la posibilidad de eliminar la información que no cumpla con estas condiciones de sus bases de datos y en todo caso sin requerir autorización del Titular respectivo.

4. AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN. Mediante el suministro voluntario de alguno de los datos personales en la forma señalada en el numeral anterior, y/o la autorización expresa, el Titular autoriza expresa e inequívocamente a MY BRAND para recolectar datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política y la ley.

5. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ALMACENADOS EN LAS BASES DE DATOS DE MY BRAND. MY BRAND solo usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de los Titulares para las finalidades descritas previamente y para los tratamientos autorizados en esta Política de Tratamiento de Datos Personales o en las leyes vigentes. Las bases de datos están ubicadas en Bogotá y la procedencia de los datos es interna, es decir que no se adquieren datos de terceros que no sean parte de MY BRAND.
En adición a lo mencionado en otras secciones, el Titular expresamente autoriza a MY BRAND para la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias: i) Establecer comunicación entre MY BRAND y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos; ii) Efectuar o implementar la adquisición u oferta de productos o servicios por parte de MY BRAND; iii) Auditar, estudiar y analizar la información de la base de datos para diseñar estrategias y aumentar y/o mejorar los Productos y Servicios que ofrece MY BRAND. iv) Combinar los datos personales con la información que se obtenga de otros aliados o compañías o enviarla a los mismos para implementar estrategias conjuntas para efectos de dar cumplimiento al contrato suscrito con el titular. v) Estudiar y analizar la información de la base de datos para diseñar estrategias de obtención de nuevos clientes. vi) Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la base de datos para diseñar, implementar y desarrollar, programas, proyectos y eventos. vii) Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la base de datos para la socialización de políticas, ofertas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales. viii) Suministrar y/o transmitir la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a MY BRAND, aliados estratégicos o a otras sociedades o personas, nacionales o extranjeras, que MY BRAND encargue para realizar el procesamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente política ix) Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones y/o procesos legales, conforme a la ley. x) Para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de MY BRAND o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la ley xi) Los demás descritos en la presente política o en la Ley.

6. TRANSMISIÓN INTERNACIONAL. MY BRAND transmite datos internacionalmente, para lo cual ha verificado y suscrito los documentos necesarios para garantizar que el proveedor (encargado) cuente con las medidas de seguridad y confidencialidad pertinentes, dando cabal cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la reglamenten y/o complementan.

7. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA NUEVOS USOS. El Titular podrá manifestar su desautorización en el uso o circulación de sus datos o información para propósitos diferentes a los expresados en la presente Política manifestándolo expresamente al siguiente email de contacto: julianae@mybrandlegal.com. Dichos cambios serán en todo caso publicados en la Política de Tratamiento de Datos Personales en la página web http://mybrandlegal.com/es/ o en cualquier medio público que MY BRAND estime conveniente según el caso.

8. INFORMACIÓN Y DATOS DE MENORES DE EDAD. MY BRAND no almacena ni utiliza datos personales de menores de edad. Sin embargo, en caso de hacerlo dicho tratamiento se hará dentro del marco establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes y con la previa autorización de los padres o tutores legales. Se aclara que en cualquier caso, la respuesta a preguntas sobre información de niños, niñas y adolescentes será de carácter facultativa.

9. DATOS SENSIBLES. El tratamiento de datos sensibles se hará respetando los principios presupuestados en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. En todo caso, la respuesta a preguntas sobre información sensible será de carácter facultativa.

10. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES. El Titular autoriza expresamente a MY BRAND para que esta los almacene de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos de los Titulares.

11. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN. Las medidas de seguridad con las que cuenta MY BRAND buscan proteger los datos de los Titulares en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, MY BRAND de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance para efectos de minimizar los riesgos en cualquier uso indebido de sus bases de datos, buscando siempre la manera de brindar una protección mayor y más eficiente a la información. El Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos. En todo caso, de presentarse un escenario que involucre la seguridad de sus datos personales, puede contactarse con el siguiente email de contacto: julianae@mybrandlegal.com

12. DERECHOS DE LOS TITULARES. MY BRAND informa a sus clientes, proveedores, empleados y terceros interesados que, conforme a la legislación vigente, estos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le han dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones;
e) Revocar la autorización de uso de datos personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
i) Peticiones, consultas y reclamos. El email de contacto para atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización, es el siguiente: julianae@mybrandlegal.com
ii) Procedimiento para ejercer sus derechos. En caso de que desee ejercer sus derechos, el Titular deberá enviar un correo electrónico o una comunicación por escrito a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política. Dicha comunicación o correo deberá contener como mínimo, el nombre completo del Titular, su número de identificación, copia del documento de identificación, dirección física, correo electrónico, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y los documentos que quiera hacer valer. Los procedimientos que se seguirán para dichas comunicaciones, en particular considerando lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, serán los que se indican a continuación:
– Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, MY BRAND responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular, se le expresarán los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
– Revocación de autorización, retiro o supresión de la Base de Datos y reclamos Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante MY BRAND, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a MY BRAND con la identificación de los Titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, MY BRAND podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que MY BRAND no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos. 2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El retiro o supresión no procederá cuando exista un deber contractual, legal o por orden de autoridad judicial o administrativa, de permanecer en la base de datos de MY BRAND.

13. CONTACTO. Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política.

14. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS. Los datos personales incorporados en la Base de Datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades.

15. LEGISLACIÓN VIGENTE. La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Circular 02 de la Superintendencia de Industria y Comercio de noviembre de 2015 y las normas que lo modifiquen o complementen.