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Redes sociales e internet

Las redes sociales se han convertido en una herramienta fundamental para la gestión de los proyectos comerciales, la venta de productos y la promoción de prácticamente todos los servicios, pues es común que plataformas como Facebook, Twitter, WhatsApp o Instagram se empleen para múltiples finalidades y se constituya como la principal fuente de información de muchos compradores.

Las redes sociales y diferentes páginas web también son foros para acusaciones, copias, insultos, situaciones de acoso y otras actuaciones que pueden afectar el buen nombre o reputación de una persona. Por lo anterior, se deben tomar ciertas precauciones para gestionar de manera adecuada este tipo de problemáticas a fin de llegar al mejor resultado posible.

A continuación, responderemos algunas preguntas sobre aspectos legales de internet y redes sociales, para que usted haga un uso informado de los mismos y pueda gestionar algunas de las situaciones a las que se puede enfrentar.

¿Qué contenidos se pueden usar en una cuenta de Instagram, Facebook, YouTube o Twitter?

Es ideal que en las redes sociales siempre se usen creaciones propias, bien sea porque fueron creados por el titular de la cuenta o porque se contrató su desarrollo. A pesar de esta recomendación general, es claro que es imposible que en absolutamente todos los casos se generen contenidos originales para usar en estos medios, por lo que se deben tener en cuenta algunos aspectos para evitar ser acusado o sancionado por plagio, piratería o usos que desconozcan las políticas de la red social.

Se debe partir por entender todas las plataformas son diferentes, por lo que los términos de uso pueden variar según cada caso. En YouTube por ejemplo, se prohíbe la publicación de los videos que usan música que no ha sido previamente licenciado y la plataforma cuenta con un software especializado que identifica de forma automática a millones de canciones con derechos reservados, siendo posible que YouTube elimine el contenido, lo ponga en silencio o deje de monetizarlo cuando se detectan estas infracciones relacionadas con la música.

Facebook, Twitter e Instagram están más centrados en las reclamaciones presentadas por un interesado, por lo que el sistema antipiratería opera diferente. En estas redes sociales se debe tener claro que es posible postear o incluso adaptar algunos de los contenidos publicados allí mismo, pero resulta importante que en todos los casos se den los créditos respectivos o se indique la cuenta en la que se encontró la creación.

De igual forma es clave resaltar que los contenidos que se encuentran en internet pueden tener algunos derechos reservados, por lo que su explotación no es libre y podría estar atado a las condiciones de uso específicas dispuestas por el titular o incluso, haber sido publicado en la red sin el consentimiento previo del creador. Por ello, la recomendación más importante sobre este punto es que se evite emplear imágenes cuyas fuentes sean desconocidas, pues en estos casos aumenta el riesgo de reclamación.

¿Existen contenidos libres que se puedan usar sin pagar licencias?

Sí, hay autores que han tomado la decisión de que sus contenidos circulen de forma gratuita y sin grandes restricciones, por lo que pueden ser empleados por terceros sin que para ello se requiera llevar a cabo ningún tipo de pago o trámite de autorización. Unas de las modalidades más conocidas para que los autores publiquen los contenidos de forma libre son las licencias Creative Commons, con un amplio reconocimiento a nivel internacional y permitan que el autor comunique de forma sencilla los usos que cualquier persona puede desarrollar, autorizando en algunos casos explotaciones comerciales o la creación de adaptaciones, traducciones u otros.

Por otro lado, existen titulares que publican sus contenidos en plataformas de pago, por lo que podría ser necesario abonar un valor especifico y registrarse en el sitio web para poder acceder a la creación de interés. Si bien este tipo de procesos pueden resultar más tediosos y costosos, podrían generar mayor seguridad sobre las condiciones de uso o un rango de explotación mucho más amplio que se adapte a las necesidades del proyecto.

¿Siempre se deben dar créditos en los contenidos, imágenes, textos o canciones usados?

Sí, en todos los casos se deben dar los créditos correspondientes, indicando la fuente de donde se tomó el contenido y de contar con la información respectiva, el nombre del autor. Esta premisa aplica incluso para los casos en los que las obras se usan a título gratuito o se toman de plataformas abiertas como Pixabay o Unplash, así como en los casos en que se realiza un pago por acceder al contenido.

¿Es posible usar marcas registradas en las redes sociales o página web?

Las marcas registradas son un activo valioso de las empresas o titulares, por lo que éstos últimos tienen varios derechos a su favor que les permiten controlar su uso por parte de terceros. En esa medida, antes de publicar cualquier imagen o texto que haga alusión a las marcas registradas de un tercero, incluso si estas son mundialmente conocidas, es fundamental evaluar cuál es el ámbito del uso, si es comercial o no, si simplemente persigues fines informativos o generan alguna asociación con el propietario de la página en la que se publica el contenido, si se hace con fines de parodia o no, y otra serie de factores que son relevantes para determinar la legalidad de la publicación.

En los casos en los que, por ejemplo, se pretende informar cuáles son las marcas que son sus clientes y  han accedido a los servicios o productos de la empresa, es posible hacer uso de las marcas registradas, pero es recomendable contar con una autorización previa por escrito, que establezca los canales a través de los cuales se comunicará dicha información (página web, folletos físicos, redes sociales, entre otros), el término por el que perdurará y cualquier otro aspecto relevante que pueda impactar la reputación o reconocimiento de la marca en el mercado, así como el valor de la remuneración o la gratuidad del uso.

¿Los hashtags pueden ser marcas registradas?

Sí, es posible que un hashtag se registre como marca, siempre que éste identifique algún producto o servicio en particular y en los casos en los que sea suficientemente distintivo, es decir, son irregistrables etiquetas que sean descriptivas o de uso común, como podría ser el caso de #cafécolombiano o #médicohomeópata, pues en estos casos sería imposible que el consumidor asocie la denominación con una empresa en específico. Adicionalmente, vale la pena aclarar que los hashtags se pueden registrar sin que sea necesario incluir una imagen asociada, pues es posible registrarlos como marcas nominativas (incluyen solo las palabras) o incluso lemas comerciales.

Para registrar una marca o signo de este tipo se siguen los mismos pasos de un proceso tradicional. Si requiere más información al respecto, puede revisar nuestra sección de marcas o comunicarse con nosotros.

¿Qué requisitos legales debe cumplir una página web?

La respuesta a esta pregunta dependerá de las actividades que se desarrollen a través de la página web, pues cuando se venden productos o servicios será necesario que se diseñe un marco legal más robusto que permita regular diferentes temas como reclamaciones de clientes o compradores, solicitudes de garantías, retractos, tiempos de envío y entrega de los productos, devoluciones, medios de pago, entre otros. Para acceder a más información sobre este punto, ingrese a nuestro ícono de comercio electrónico.

Por otro lado, existen sitios web en los que se ofrece información, pero no se comercializa nada directamente. En estas páginas suelen encontrarse formularios de contacto y textos con datos o descripciones sobre la empresa, por lo que será necesario contar con un sistema de gestión de datos personales, pues es posible que se recolecte información personal sobre los interesados en solicitar información a través de correos electrónico, teléfono celular o incluso chats o chatbots dispuestos por el propietario de la página.

Los términos y condiciones son otro punto fundamental en las páginas web, en la medida en que regulan la relación entre el propietario de la web y los usuarios, definiendo las responsabilidades asumidas en torno a la seguridad y disponibilidad del sitio, los usos y prohibiciones sobre los contenidos publicados (la posibilidad de usar o no las fotografías, textos o videos publicados), entre otros temas generales que deben ser detallados desde la puesta en marcha de la página web.

¿Qué es un sistema de gestión de datos personales?

Los datos son muy relevantes para los emprendimientos y empresas constituidas, pues facilitan el envío de información promocional, optimizan la gestión de las transacciones, y permiten establecer patrones de compra para mejorar los procesos internos, entre otros. Por esta razón, los datos personales se han convertido en un insumo fundamental que tiene una amplia protección y en Colombia, la entidad encargada, la Superintendencia de Industria y Comercio ha sido muy estricta en el cumplimiento de estas normas. Así, es importante que todo el que use datos de sus clientes o proveedores cuente con un sistema de gestión de datos personales completo, que contemple una política de privacidad, manual interno, sistemas tecnológicos de seguridad, entre otros.

Como consecuencia de lo anterior, es importante estructurar un sistema robusto de datos personales en el que se solicite previamente la autorización y se gestione posteriormente la información de manera segura y transparente, instaurando canales de comunicación, medios de respuesta, entre otros. Para ello, es importante que se cuente con la asesoría de un abogado que conozca en detalle el tema y las particularidades del proyecto, siendo muy riesgoso usar documentos de otras empresas o emprendimientos, pues es posible que éstos no contemplen todos los elementos necesarios para usar correctamente los datos.

¿Qué se debe hacer para organizar una promoción, sorteo o concurso en una página web o red social?

Las promociones, sorteos o concursos son una excelente forma de atraer más clientes, usuarios o compradores, que visiten la página web o redes del proyecto y se acerquen a los productos o servicios ofrecidos. Con el fin de hacer un proceso transparente que genere confianza en los participantes, es clave desarrollar unos términos y condiciones sencillos, claros y comprensibles que identifiquen la modalidad de la promoción, los requisitos para participar, la forma de sorteo y los premios entregados.

Hay que evaluar también si dadas las condiciones de la promoción, se requiere contar con algún tipo de autorización de Coljuegos, las loterías municipales o departamentales, o cualquier otra entidad estatal relacionada con los juegos de suerte y azar. En My Brand tenemos una amplia experiencia en la organización y acompañamiento de diversos tipos de actividades promocionales del ámbito nacional o regional y que se despliegan en canales digitales o físicos.

¿Cómo proceder si se identifican comentarios ofensivos o acusaciones que afectan el buen nombre y la reputación?

En la web, redes sociales, Twitter, Facebook, Instagram, entre otros, es muy sencillo que cualquiera, incluso desde el anonimato, comparta comentarios o imágenes ofensivas contra una persona o empresa, afectando su buen nombre y reputación e incluso, generando pérdidas económicas. En estos casos, el rumbo a seguir depende del medio usado por el tercero para atacar o lanzar las acusaciones ofensivas, pues muchas redes sociales o plataformas ponen a disposición de sus usuarios canales de denuncia y bloqueo de cuentas que realizan este tipo de comportamientos.

Ahora bien, si la afectación es grave y genera consecuencias importantes, es posible presentar una denuncia penal o iniciar acciones civiles en contra de quien realizó las publicaciones irrespetuosas, para lo que será importante recabar las pruebas correctamente con el fin de evitar que desaparezcan o se eliminen en el curso del proceso respectivo.

¿Qué se puede hacer si usan fotografías personales sin autorización?

En los casos en que alguien publique una fotografía personal sin autorización, se podría iniciar un proceso para su eliminación, incluso en los casos en que la fotografía no genera afectaciones al buen nombre o la reputación, pues el derecho de imagen requiere autorización previa para buena parte de los usos que se plantean. Vale la pena aclarar que existen algunas excepciones para usos editoriales o noticiosos, pero se debe analizar cada caso en particular.

Para los usos que en principio requerían autorización, es posible iniciar un proceso de reclamación para la eliminación de las fotografías según las políticas de la red social o página web respectiva o acudiendo a las instituciones jurídicas existentes.

¿Qué se debe tener en cuenta en relación con el dominio o dirección web de la página?

El primero punto a tener en cuenta en relación con el dominio de una página web es que resulta fundamental que la denominación esté atada a la marca usada en el proyecto, pues esto facilita la recordación y el acceso por parte de los compradores o usuarios.

Por ejemplo, el dominio de nuestra firma de abogados contempla el nombre completo de la marca registraba bajo la cual ofrecemos los servicios de consultoría legal MY BRAND LEGAL,  https://mybrandlegal.com/es/  lo que permite que con la búsqueda de la marca en motores como Google, se pueda acceder a nuestra página web de forma instantánea. Por esta razón es clave que el proceso de registro de la marca se haga con antelación al lanzamiento del proyecto y sus redes sociales, pues de lo contrario es posible que se compre un dominio web con una denominación que finalmente no puede ser registrada como marca, generándose una desconexión entre las redes del proyecto y la denominación con que se ofrecen los productos o servicios.

Adicional a lo anterior, se debe evaluar la posibilidad de adquirir varios dominios con la misma denominación y diferentes terminaciones, como podría ser el caso de mybrandlegal.com, mybrandlegal.com.co, mybrandlegal.es, mybrandlegal.net entre otros, con fin de evitar suplantaciones que involucren la misma marca (mybrandlegal) pero un dominio sutilmente diferente (.com; .es). Para evitar crear nuevas páginas para cada uno de los dominios, se podrían redireccionar a una única web principal en la que se administren todos los contenidos.

Si el proyecto cuenta con una marca registrada pero un tercero registró el dominio web con dicha marca ¿se puede recuperar el dominio?

En efecto, existen medios que permiten recuperar un dominio cuando éste ha sido registrado por un tercero de mala fe o pretendiendo aprovecharse de la reputación de la empresa propietaria de la marca, siendo posible acceder a un mecanismo de solución de controversias dispuesto por la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual para tal efecto. Este proceso se adelanta en contra del propietario del sitio web y puede iniciarse incluso cuando se desconocen sus datos o identidad, pues el organismo encargado ordena al registrador que le informe el nombre del titular de la página con el fin de notificarle del proceso y darle la oportunidad de que se defienda.

En muchos de estos casos, el titular del dominio ni siquiera responde a la reclamación y el proceso resulta exitoso a favor del propietario de la marca, obteniendo la posibilidad de comprar el dominio y comenzar a usarlo para las finalidades de su interés.

¿Por qué contar con el respaldo de My Brand en estos asuntos?

En My Brand somos especialistas en derecho informático, comercio electrónico, propiedad intelectual y datos personales, y contamos con un equipo capacitado para acompañarlo en la puesta en marcha de su proyecto digital o en la resolución de los conflictos que se presenten en el ámbito tecnológico, pues le ofrecemos una asesoría integral que cubre todos los aspectos relevantes, maximizando la protección de sus intereses y optimizando la presencia de su proyecto en el entorno digital de conformidad con las necesidades de cada cliente.

Tenemos una amplia trayectoria en el apoyo legal a emprendimientos con un importante componente tecnológico o que requieren de la puesta en marcha de redes sociales y sitios web para la promoción de los productos o servicios comercializados, por lo que entendemos las particularidades de los proyectos y centramos nuestros esfuerzos en ser el respaldo jurídico que usted necesita.